Daha hızlı, nitelikli ve verimli hizmet vermek amacıyla yeni organizasyon arayışlarına giren Hitit Üniversitesi, 1 Ocak 2015 tarihinden itibaren hayata geçirdiği e-evrak ve e-imza sistemiyle birlikte bir önceki yıla oranla kağıt tüketiminde yüzde 89, toner tüketiminde yüzde 86, evrakların birimlere ulaşımında yüzde 91, bu amaçla kullanılan taşıt hizmetlerinde yüzde 66, evrak dağıtım personel sayısında yüzde 83 tasarruf sağladı.<br /> Hitit Üniversitesi Rektörü Prof. Dr. Reha Metin Alkan, teknolojideki hızlı gelişimin, birçok iş sürecinde olduğu gibi belge yönetim sürecinde de teknolojinin daha fazla kullanılır olmasına neden olduğunu ve önemli imkanlar sağladığını söyledi.<br /> EBYS'nin amacı hakkında da açıklamalarda bulunan Prof. Dr. Alkan, "Bu imkanlardan faydalanmak amacıyla kurumlarca kullanılan Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS), fiziksel ortamda gerçekleştirilen belge yönetim süreçlerini elektronik ortama taşımak, kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum aktivitelerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmektir. EBYS'nin amacı, öncelikle yapısal olmayan verinin çoklu-kullanıma imkan veren elektronik bir ortamda, tek noktadan, kolay erişilebilir bir biçimde kullanılmasını sağlayarak, organizasyon içi iletişim ortamında bilginin en etkin şekilde kullanımına imkan vermek ve verimli bir ofis oluşturmaktır. EBYS, güvenlik, verimlilik, bilgi yönetimine katkı, teknolojik gelişmeler, maliyet kazancı, zaman tasarrufu ve sürat, şeffaflık, kolay yönetebilme ve hızlı erişilebilirlik, standartlaştırma, arşivleme ve ekolojik kazanç gibi kurumlara birçok avantajlar sağlamaktadır" dedi.<br /> Hitit Üniversitesi'nin 2014 yılında başlattığı e-evrak ve e-imza çalışmalarını tamamlayarak 1 Ocak 2015 tarihi itibariyle tüm birimleriyle beraber sisteme dahil olduğunu anlatan Prof. Dr. Alkan, "2014 yılı toplamında sistem öncesi 1 yıl içerisinde kurum içi ve kurumlar arası olmak üzere 90 bin civarında evrakın işlendiği üniversitemizde, ekleri ve ilgileriyle beraber ortalama 450 bin adetten fazla A4 kağıt kullanılmıştır. Bu rakam ortalama 50 yetişkin ağacın doğada kaldığı anlamına gelmektedir. Bu durum aynı zamanda diğer katkılarla birlikte enerji ve su tasarrufu sağlamış, hava kirliliği, su kirliliği ve çevre kirliliği gibi olumsuzluklarında aynı ölçüde önüne geçmiş olduğu anlamına gelmektedir. Bunun yanı sıra toner, kartuş gibi birçok kırtasiye malzemesinden de tasarruf sağlanmıştır" ifadelerini kaydetti.<br /> (İHA)<br />