İşletmelerin yasal olarak kullanmak zorunda oldukları ticari
defterleri vergi kanunlarımız ve ticaret kanunumuz belirlemiştir. Bunlardan 1.
sınıf defter tutmak durumunda olan gerçek kişi işletmeler ile ticaret
şirketleri kullanmak zorunda oldukları defterleri kullanmaya başlamadan önce
bağlı oldukları vergi dairesinin bölgesinde bulunan bir noter aracılığı ile
tasdik yaptırmak zorundadır.
Defterlerimizin tasdik edilmesi 2 aşamada olmaktadır,
birincisi açılış tasdiki ikincisi ise kapanış tasdikidir. Kullanmak zorunda
olduğumuz defterlerin açılış tasdiklerinin yapılması zorunluluğunu hem vergi
kanunlarımız hem de ticaret kanunumuz emretmektedir, fakat kapanış tasdikini
sadece ticaret kanunumuz emretmekte, vergi kanunlarımız ise ihtiyari bırakmıştır.
O halde defterlerimizin açılış tasdiklerini her durumda
yaptırmak zorundayız. Diğer yandan, Türk Ticaret Kanunu'nun 70-72 inci
maddesine göre; “Yevmiye defteri yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar,
envanter defterimizi ise mart ayı sonuna kadar notere ibraz ettirilip son
kaydın altına noterce (Görülmüştür) sözü yazılarak mühür ve imza ile tasdik
ettirmek zorundayız.
Diğer taraftan Ticaret kanunumuzda, defteri kebir için ise
kapanış tasdiki yaptırılması zorunlu kılınmamıştır.
Kapanış tasdikinin ana amacı, defter sayfalarının boş veya
satırlarının aralıklı olup olmadığını denetlemek ve böylece, sonradan eski
tarihli kayıt yapılmasının önüne geçmektir.
Yevmiye defterinin kapanış tasdiki ile ilgili olarak
uygulamada en çok tereddüt yaratan konu, kapanış tasdikinden sonra defterde
herhangi bir işlem veya kayıt yapılıp yapılamayacağıdır. Kapanış tasdiki,
faaliyet konusu ticari işlemlerin ve buna ilişkin kayıtların sona erdiğini
ifade etmektedir. Ancak kapanış tasdiki, tasdik tarihinden sonra gelen belgelerin
(örneğin bir telefon faturasının) deftere işlenmesine veya dönem sonu
işlemlerinin yapılmasına veya hesap mutabakatlarına göre hesaplarda düzeltme
yapılmasına engel değildir.
Peki Ticaret kanunumuzun emredici hükmüne göre kullanmakta
olduğumuz defterleri kapanış tasdiki yaptırmak isek ne olur; ticari
defterlerin, Türk Ticaret Kanunu açısından mahkemelerde delil olarak
kullanılabilmesi için kanunda belirtilen usullere uygun şekilde tutulması ve
açılış ve kapanış tasdiklerinin yapılması gerekmektedir. Bir örnek vermek
gerekirse, ticari bir alacağımızı sadece faturaya ve muhasebe kayıtlarımıza
dayanarak alacak davası açabilir ve bu durumu defter kayıtlarımız ile
kanıtlayabiliriz.
Ticari defterlerin kapanış tasdikinin yaptırılması yalnızca
sahibi lehine delil teşkil etmesinin yanında kaybolan defterlerin
mahkemelerimizden zayi belgesi alınması,
taksirli müflis (kusuru nedeniyle iflas etmiş kişi) sayılamamak ve
konkordato taleplerinin kabul edilebilmesi açısından da çok büyük önem arz
etmektedir.
Bu nedenle işletmelerin durumlarını değerlendirerek kapanış
tasdiki yaptırıp yaptırmayacaklarına karar vermeleri gerekmektedir.