GRUP TOPLANTILARININ İŞLEYİŞİ
İşletmelerimizde yapılagelen toplantılarda toplantının amacı ne kadar farklı olsa da o toplantıyı icra eden, yöneten ya da toplantıya başkanlık eden bir lider bulunur buna görev önderi veya lideri diyebiliriz.
Görev liderinin görevi grubun toplantı amaç ve sürecinin yolundan çıkmamasına yardımcı olmak, başka bir ifade ile görevin başarımı için çaba sarf etmekle yükümlüdür. İşte tamda burada çeşitli sorunlar çıkacaktır. Liderin davranışları tavırları ve eylemleri bireyleri kızdırabilir ve grup birliğini bozacak durumlar sergilenebilir.
• Görevlerin başarılması,
• Grup birliği
• Taleplerin sağlanması
• Tatminin gerektiği durumlarda ve
• İşlerin yeniden yapılandırılarak kabullendirilmesi ve
• Toplam çıkarların sağlanarak korunması gibi işlemler bu liderliğin başarmak zorunda olduğu konulardır.
Görev lideri bütün üyelerin açık ve sarih olarak samimi beyanlarının bulunabileceği ortamları tesis etmekle yükümlüdür. Böylelikle katılımcılar serbest iradelerini ortaya koyarak toplantının amacına hizmet edecekleridir.
Yukarıda yer alan toplantı sorunlarını ortadan kaldırmaya yönelik çaba sarf eden ve bunu başaran lider aynı zamanda “kolaylaştırıcı” liderlik özelliğini de işletmeye sergilemiş olacaktır.
Liderin toplantının gündeminin belirlenmesinde katkısı olmasa bile toplantının seyri aşamasında konudan uzaklaşılmamasını sağlamak, gerekli ve olumlu müdahaleler ile toplantının doğru zeminde seyrini düzenlemek gibi bir görevi vardır.
Bazen, grup lideri bireylerin veya takım liderlerinin söylediklerini özetlemek ihtiyacı hissedebilir ve zaten bu da gereklidir. Algıların doğru yönetilmesi için ve toplantının işleyişinin yolunda gitmesi için bu tekrarların belirli bir analizden ( yönetici tarafından ) geçirilerek ortama sunulması gerekebilir. Örneğin:
“bizler tedarikçilerimize yardımcı olacak üretim süreçlerini gözden geçirmek, üretimi rasyonel bir biçimde artırmak üzere bir araya geldik bu günkü ve önümüzdeki sorunları lütfen bu çerçeveden düşünmeye çalışın”
Diye bir cümle kurulduğunda katılımcılar ortak aidiyet amaç ve hedefler ile kapasitelerinin gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi için işbirliğine açık bir tavır belirleyeceklerdir.
Bazen yapılan toplantılarda duygusal dengeleri bozacak verilerde ortaya çıkabilir. Başkan ya da görev lideri böyle durumların gelişmesine olanak sağlayacak verileri süzerek toplantının işleyişini kolaylaştırmalı ve duygusal tepkilerle zafiyet gösterilmesine izin vermemelidir. Bu gibi olayların olma olasılığı yüksek ise toplantı açılışında bu tip olaylarda lider ”bu konuda değerlendirme yapmayalım” seçeneğini baştan tescil ettirmeli ve yeri geldiğinde kural itirazsız işletmelidir.
Liderlik yapan yöneticinin her şart altında bireylerin duygusal tepki verme olasılıklarına karşı duyarlı olması ve işler büyümeden sorunu çözebilmesi gerekir, bu duruma birkaç örnek vermek gerekirse:
• Toplantıda üyelerden birinin sürekli sandalyede hareket etmesi ( huzursuzluğunun göstergesi)
• Üyelerden birinin sürekli kalemle oynaması( endişe ve belirsizlik hissi)
• Bir diğer üyenin her soruya evet yanıtı ile cevap vermesi ( fikri ayrılığının olmadığı baştan her şeyi, kabul ettiği)
• Diğer bir üyenin “sanırım öyle “ cevabı ile( tereddütlü olduğu ancak bunu ifade etmekte zorluk çektiği)
• Bir değerinin konuşmaları böldüğü durumlarda ( kişilik çatışması ve otoriteye muhalefet gibi bir duygu içinde olması)
Benzeri hemen her toplantıda olması muhtemel sorunlar karşısında görev lideri toplantının zemininden kaymasına olanak sağlayacak bu gibi durumları hemen çözümleyebilmelidir.
Sonuç olarak toplantı yapmak kolay ancak onun doğru işlemesini ve yararlı sonuçlar elde etmesini sağlamak toplantıyı yapmaktan daha zordur.

Dikkat!

Yorum yapabilmek için üye girşi yapmanız gerekmektedir. Üye değilseniz hemen üye olun.

Üye Girişi Üye Ol