KURUMSAL TOPLANTILAR:
Genel olarak içeriği ve yapılanması birbirine benzemekle birlikte esas olarak işletmelerimizde toplantılar:
•Bilgi alır verişi ve paylaşımı,
•Danışma, fikir alma ve deneyimlilerden yararlanma,
•Alınacak kararları yerine getirme,
•Sorunların tartışılması ve uzlaşma,
•Gerekli olan işbirliklerinin incelenmesi ve kabulü,
•Yaratıcı vizyoner fikirlerin oluşturulması gibi genel amaçlar ile yapılmaktadır.
Kurumsal toplantılar, işletmelerde iş ve işlemler ile ilgili olarak sorunların ve verilerin karşılıklı incelenmesi amacıyla oluşturulmuş:
•Kurul
•Komite
•Konferans
•Seminer
•Ekip
•Takım
•Ve benzeri oluşumlar yoluyla icra edilirler.
Grup toplantıları, genel olarak kurumsallaşmış işletmelerde her üyenin bir oy hakkı olması ile oluşturulmuştur yani bir işletmede kurum danışmanı veya genel müdür ile bir işçi veya ekip şefi o komitenin üyesi ise eşit oy hakkına sahiptir.
Ancak, şunu da baştan belirmeliyim ki bu tip oluşumlar çoğu zaman özel beşeri sorunlar yaratmıştır. Çünkü insanların ( eğitim kültür vb. nedenlerle) bu tür rol ayarlamalarına karşı çoğu zaman çekinceleri olmuştur.
Toplantıların büyük ya da küçük olması o toplantının işleyiş ve yürütülüş biçimini etkileme eğilimi gösterir.
Deneyimlediğim toplantı süreçlerine bakarak şunu söyleyebilirim ki, en etkili sonuçlar 5 kişilik toplantılarda alınmaktadır, sayı arttıkça üyelerin birbirleri ile yeterli derecede doğrudan iletişim ve etkileşim olanağı azalmaktadır. 5–10 kişilik toplantılarda iletişimde merkezileşme ve idarecide otoriterleşme eğilimi artmaktadır eğer zorunlu olarak üye sayısının artması gerekiyor ise o zaman daha iyi bir iletişim ve etkileşim için özel çaba sarf etmek gerekir. Yer, zaman ve maliyet konuları çözüldüğü oranda artan sayılarla toplantı yapmak olasıdır.
Diğer taraftan, 5 kişiden az olan toplantılarda (örneğin 3 kişinin katılımı ile) güç çatışmaları kaçınılmaz olacaktır. 3 kişilik bir grupta iki kişinin diğer 3. Kişiye karşı birlikte olma isteğini engellemek özellikle çıkarlar söz konusu olduğunda oldukça zor olacaktır.
Bu nedenle başarılı yöneticiler eğer güç sorununun kritik bir değer ifade ettiğini düşünüyorlarsa yalnızca 2 ya da 3 kişilik komiteler kurmak veya toplantı yapmak fikrinden uzaklaşmakla akıllılık edeceklerdir.
Ayrıca gruplar ve toplantılar için 2 lider gereklidir. Biri görev lideri diğeri işletme lideri:
Görev lideri grup ya da toplantının sonuçlarının başarımı için gerekli olurken aynı zamanda işlemler sırasında bazılarının tepkisini çekebilir kararların uygulanmasında kişileri kızdırabilir. Oysa işletmedeki lider tamda burada devreye girerek görevin başarımı için grup birliğinin yeniden sağlanması kararların korunması ve icrasının kolaylaştırılması için devreye girecektir bu şekilde 2 liderin birbirinin işlemlerini gözetmesi aynı zamanda görevin tamamlanması aşamasını da sağlayacaktır (hadi buna iki liderli bir koalisyon diyebiliriz ve gerektiği durumlarda çok başarılı sonuçlar verdiği de bir gerçektir).
Sonuç olarak toplantının amacının doğru belirlenmesi ile yapılacak doğru bir toplantının etkileşimi ile alınan kararların işletmeyi olumlu yönde etkilemesi mümkündür.

Dikkat!

Yorum yapabilmek için üye girşi yapmanız gerekmektedir. Üye değilseniz hemen üye olun.

Üye Girişi Üye Ol