Vergi Usul Kanunu’nun 323. maddesine göre, ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmak şartıyla;
1. Dava veya icra safhasında bulunan alacaklar;
2. Yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş bulunan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar şüpheli alacak sayılmaktadır.
Şüpheli alacaklar için değerleme gününde karşılık ayrılabilmekte; ayrılan karşılık yasal kayıtlarda karşılık gideri olarak dikkate alınabilmektedir.
Bilanço usulüne göre defter tutan mükellefler şüpheli hale gelen alacakları için karşılık ayırabilirler. İşletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler şüpheli alacak karşılığı ayıramazlar.
Muhasebe kayıtlarında karşılığın hangi alacaklara ait olduğunun karşılık hesabında gösterilmesi zorunludur.
Teminatlı alacaklarda karşılık, teminattan geri kalan tutar için ayrılabilmektedir.
Şüpheli alacakların sonradan tahsil edilen miktarları tahsil edildikleri dönemde kar-zarar hesabına intikal ettirilir.
VUK’un 323. maddesi uyarınca tahsili imkanı kalmayan alacaklar için yasal yollara başvurulduğu dönemde karşılık ayrılması gerekir. Uygulamada muhtelif nedenlerle alacağın tahsilatı için yasal yollara başvurunun yapılmadığı dönemde ayrılmayan karşılıkların izleyen yıllarda ayrılıp ayrılmayacağı hususu sıklıkla karşılaşılan durumlardandır.
Maliye Bakanlığı’nın görüşüne göre, şüpheli alacak karşılığı uygulaması ihtiyari bir uygulama olup alacağın şüpheli hale geldiği dönemde karşılık ayrılmalıdır. Aksi durumda ihtiyariliğin karşılık ayırmama yönünde kullanıldığı kabul edilmekte, daha sonraki dönemlerde bu alacak için karşılık ayrılması eleştiri konusu yapılabilmektedir.
Yargıya intikal eden uyuşmazlıklarda Danıştay’ın konuyla ilgili vermiş olduğu kararlar, ağırlıklı olarak alacağın şüpheli hale geldiği yıl karşılık ayrılması yönündeydi. Ancak vergi yargısı son dönemlerde, alacağın şüpheli hale geldiği yılda ayrılmayan karşılıkların sonraki yıllarda da ayrılabileceğine ilişkin kararlar vermeye başlamıştır. Bununla birlikte Maliye İdaresi ve vergi inceleme elemanları, şüpheli alacak karşılığının tahsilata yönelik yasal yollara başvurunun yapıldığı yılda ayrılabileceği, izleyen yıllarda karşılık ayrılmasının mümkün olmadığı görüşünde ısrar etmektedir.
Konuya ilişkin olarak Maliye Bakanlığı tarafından verilen özelgelerden birisinin özetine aşağıda yer verilmiştir:
“Şüpheli alacak, nitelik ve miktar itibariyle tahsili şüpheli duruma giren, fakat değersiz hale geldiği kesin olarak bilinemeyen, buna karşın kısmen tahsil olanağı kalmayan alacaklardır.
Buna göre, bir alacağın şüpheli alacak olarak kabul edilip karşılık ayrılabilmesi için Vergi Usul Kanunu’nun 323'üncü maddesinde sayılan şartların gerçekleşmiş olması gerekir.
Kanun hükmünden de anlaşılacağı üzere, ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi ile ilgili olmak şartıyla; dava ve icra safhasında bulunan alacaklarla, yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmemiş olan dava ve icra takibine değmeyecek derecede küçük alacaklar şüpheli alacak sayılmakta, bu şartlardan herhangi birinin mevcut olmaması durumunda ise şüpheli alacak kaydına imkân bulunmamaktadır.
Diğer yandan, şüpheli alacaklar için dava veya icra takibine başlanıldığı yılda karşılık ayrılması gerekmekte olup, şüpheli hale geldiği hesap döneminde karşılık ayrılmayan alacaklar için daha sonraki dönemlerde karşılık ayrılması mümkün olmamaktadır. Bir alacağın dava veya icra safhasında olduğunun kabulü için mahkemeye dava veya icra merciine takip için dilekçe verilmiş olması, ancak gerek mahkemeye gerek icra merciine yapılan başvuruların takip edilmesi gerekmektedir.
Buna göre karşılıksız çıkan çekin karşılıksız çıktığına ilişkin kaydın yapıldığı dönem itibariyle dava veya icra takibine başlanılması gerekmekte olup, bu dönemde karşılık ayrılmayan alacaklar için müteakip yıllarda karşılık ayrılması mümkün bulunmamaktadır” (GİB İzmir V.D.B.’nın 28.03.2012 tarih ve B.07.1.GİB.4.35.18.02-1741-366 sayılı Özelgesi).