TOPLANTIDA KATILIMIN GÜCÜ
Kurumsallaşmayı amaç edinmiş işletmelerimizde toplantılar kaçınılmaz ve gerekli girişimlerdir. Bu toplantılara katılım ne kadar aktif ve işlevsel olursa, katılan gruplar açısından sonuç da o kadar nitelik ve verim sağlayacaktır. Gündemden sapmalar boş konuşmalar ve gereksiz tartışmalar toplantıdan beklenen faydayı sağlamada zorluk çıkaracaktır.
Deneyimler sonucu diyebilirim ki : “aşırı sosyalleşen üyelerin grup çalışmalarına karşı yaklaşımları oldukça yapaydır. Bunlar diğer grup üyeleri tarafından grup ve takım çalışmalarını engelledikleri gerekçesi ile daha az sevilen ve tercih edilen kişiler olarak görülmektedir.”
Genel olarak arkadaşlık güdülerinin arttığı ve bu duygunun egemen olduğu işletme toplantıları aktif grup çalışması motivasyonunu negatif olarak etkilemektedir,
Yapılacak herhangi bir konudaki optimal sayılı bir toplantının yararlı ve verimli olabilmesi için:
1. Toplantı lideri ile üyeler arasındaki konuşmalar karşılıklı olabilmelidir
2. Toplantılarda arkadaşlar arasında sohbet değil iş ve sorunların konuşulduğu ve sorunlara çare bulunduğu unutulmamalıdır
3. Tüm üyelerin etkin görev alacağı büyük katılımlı değil seçkin işlevsel uygun sayıdaki toplantılar tertip edilmelidir
4. Katılımcıların oturma düzenlerinin bile toplantının seyrini etkileyeceği unutulmamalıdır
5. Her toplantıdan toplantının konuşmalarını kaydeden bir yazıcının olmasına önem verilmelidir
6. Sorunların çözülmesine olanak verecek açık fikir beyanlarına izin verilmelidir
7. Toplantıda alınacak kararlar olduğunda oyların kullanım şekli ve sonuç için gerekli oy çoğunluk şekli baştan belirtilmelidir
8. Toplantının amacı için gerekli olacak tüm taraflar dikkatle ve özenle seçilmeli ve dinlenebilmelidir
9. Oy birliğinin veya oy çokluğunun kendine has özellikleri olduğu unutulmamalı veya nitelikli çoğunluk oyunun kullanılabileceği toplantı ve konular yönetici tarafından önceden bir analizden geçirilerek toplantı başında katılımcılara deklare edilmelidir
10. Herhangi bir biçimde karara varıldıktan sonra ( oylama sonrası) konuyu gündemde tutmak veya tekrar tartışılmasına olanak sağlamak çeşitli sorunlar yaratacağı unutulmamalıdır
11. Bir konuda karara karşı çıkan ve ısrarla bunu sürdüren kişi açısından konu kişisel olabilir ve büyük önem taşıyabilir bu durum göz ardı edilmemelidir
12. Kişisel karşı çıkışların öz sebepleri (özellikle toplantı sonrasında yönetici tarafından) dikkatle araştırılmalıdır
13. Genel kabul görmüş kararlar için uzun tartışmalara gerek yoktur
14. İşverenlerin genel kabul ile ilgili beklentileri de dikkate alınarak sonsuz ve gereksiz tartışmaların olacağı lüzumsuz toplantıların süresi kısaltılmalıdır
15. Amacın işletmelerin sorunlarının tartışılması ve karar vericilerin kararının oluşması olan toplantılarda asla amaç dışına çıkılmaması büyük önem arz eder
Sonuç olarak: kaç kişi ile toplanırsa toplansın toplantının amacına ulaşabilmesi için gerekli olan ve başta belirlenen oy sayısı ve nihai karar sayısına en kısa sürede ulaşacak tipteki bir görüşme, her zaman faydalı sonuçlar doğuracaktır.

Dikkat!

Yorum yapabilmek için üye girşi yapmanız gerekmektedir. Üye değilseniz hemen üye olun.

Üye Girişi Üye Ol