TOPLANTILARIN OLUMSUZ YANLARI:
İşletmelerimizdeki kurumsallaşmanın yapılandırılması aşamasında, yapılan toplantıların birey ve grup yaratıcılığı ile kıyaslandığında görülen zayıf yanları da bulunmaktadır.
Bazı çalışanların toplantıların verimsiz çabalar olduğu, üretim çarklarının döndürülmesinin daha önemli olduğu gibi düşüncesi ile toplantıların “nafile çabalar” olarak düşünülmesi gerektiği konusunda fikir taşıdıkları da bir gerçekliktir.
Evet, yapılan bazı toplantılar verimsizdir, ancak genelleme yapabilmek için bir veya birkaç olay yeterli değildir.
Toplantılar, iş örgütlerinin önemli ve verimli birer parçaları olup gereklidir de. Burada sorun daha çok beklentilerin yüksekliğinden kaynaklanmaktadır. Yüksek beklentili toplantıların, “gerçeklikleri karşılamaması” en büyük eleştiri konusudur.
İyi organize edilmiş toplantılar, doğru katılımlar sağlanarak bütünleştirici ve fikir doğurucu süreçler yaratır ve üyelerin sonuç eylemlerine katılımı sağlanarak doğru sonuçlar elde etmek mümkün olur.
Bu bakamdan toplantıları yapıp yapmamak değil bunlardan nasıl yararlanılacağı konusunda eylem geliştirmek önemlidir. Bunun içinde toplantıların zayıf yanlarının bilinmesi gerekir.
Genel olarak 3 ana grupta toplanabilecek toplantıların zayıf yönleri dikkate alınarak geliştirilecek toplanmalardan doğru sonuçlar almak olasıdır. Şimdi bu zayıf yanları inceleyebiliriz
1. Sürecin yavaşlığı ve maliyetleri
2. Tekdüze karar oluşumu
3. Sorumluluğun dağılımı
Sürecin yavaşlığı ve pahalılık konusunda: birçok toplantıda görülmüştür ki toplantılar işi yavaş yapmanın bir yoludur. Daha doğrusu bir eylemi ertelemenin ve zamana yaymanın en iyi şekli konuyu toplantılara yayarak süreci uzatmak yönündedir.
• “bu konuda bir komisyon kuralım”
• “ en iyisi bu konuyu toplantıda bir tartışalım”
• “toplantıda ele alacağımız bu konuda fikirlere ihtiyacımız olacaktır”
Gibi düşünceler hep işin özününün sonuçlandırılmasından ziyade işi zamana yaymak ve zaman kazanmak şeklindedir.
Fakat bazı durumlarda ertelemek de arzulanabilir ve bu iyi bir şey de olabilir.
Düşünmek, bir fikri nesnel olarak tekrar ele almak ve çeşitli yolları irdelemek şeklidir ve buda zaman alır.
Ancak aniden kucağımızda bulduğumuz bir sorun için hızlı ve kararlı bir eylem gerektiğinde en emin –karışıklık- yaratma yolunun da toplantılar olduğu unutulmamalıdır.
Örneğin, binada yangın çıktığında itfaiyeyi çağırmak yerine karar vermek için bir komisyon toplanması gerektiğini düşünen yönetici mantığı işletme için yangından daha zararlıdır.
Tekdüze karar oluşumu: toplantılar çoğu zaman körü körüne uyum ve uzlaşma ya yol açabilirler. Bireyler herhangi bir sorun üzerinde bireysel olarak daha az düşünme eğilimindedir ve toplantıda diğer katılımcıların arzularına uyumlu davranırlar. Sonuçta daha iyi fikirlerden ziyade en egemen kişinin fikirleri kabul görür, tekdüzelik katılımcılar içindeki baskın karakterin fikirleri ve arzularının genele hâkim olması şeklinde ortaya çıkar. Bu gibi nedenlerle bir grubun her üyesi grubun yapmak istediğini yapmak isterse grup hiç bir şey yapamaz
Sorumluluk dağılımı: yönetimlerde alınan grup kararlarının sorumluluğunun dağıtılmasının bizzat sorun teşkil ettiği de yaşanmış olan gerçeklerdir.
“SORUMLULUĞU ÇOK KİŞİYE AİT EYLEMLER HİÇ KİMSENİN SORUMLULUĞUNDA DEĞİLDİR”
Toplantılarda alınan kararların kişilere dağıtımından sonra bireysel düşünceler:
• Neden sadece ben bu sorunla uğraşacağım ki?
• Toplantıda en az kabul gören bu sorunun neden ben takipçisi olacağım ki?
• Toplantıda bu karar tam desteklenmemişti!
• En zor konu benim sorumluluğumda ben ne yapacağım şimdi!
• Top benim kucağımda kaldı!
Benzeri düşüncelerle ve çeşitli gerekçelerle sorumluluktan kaçma fırsatları ortaya çıkacaktır. Çünkü bir grupta eylem başlatabilecek unsurlar yalnızca bireylerdir.
Sonuç olarak güçsüz ve çapsız yöneticiler genellikle toplantıları ve komiteleri arkalarına saklanacakları bir araç olarak kullanma eğilimindedir. Oysa unutulmamalıdır ki
“BİR GRUP KARI MUTLAKA EN İYİ KARAR DEĞİL ANCAK KABUL EDİLEBİLİR BİR KARARDIR”

Dikkat!

Yorum yapabilmek için üye girşi yapmanız gerekmektedir. Üye değilseniz hemen üye olun.

Üye Girişi Üye Ol