İşletmelerimiz alış ve satışlarında düzenledikleri veya aldıkları faturaların arka planında ne tür yasal yükümlülüklerinin olduğunu bilmediklerinden çoğu zaman tahsilat ve ödemelerinde yanlış veya eksik işlemler yapmaktadırlar. Bu yanlışlıklar da gereksiz cezalara maruz bırakmaktadır.

Bu  noktada nelere dikkat edilmesi gerektiğini sıralayalım;

-Birçok vergi mükellefi her ay sonu alış ve satış tutarlarını BA-BS diye ifade edilen bir beyanname ile mali müşavirleri veya muhasebecileri tarafından online olarak vergi idaresine göndermektedirler. Bu beyan şekli alınan ve satılan malların karşılıklı vergi mükellefleri nezdinde idare tarafından beyan edilip edilmediğinin kontrolünü otomatik olarak yapmalarını sağlamaktadır.

•O halde işletmelerimize düşen görev aldıkları ve sattıkları mal ve hizmetlere ilişkin fatura akışını her ay karşı firmalar ile mutabakatı sağlayarak, gelmemiş yada düzenlenmemiş fatura var ise temini sağlamaktır.

•Diğer taraftan bu faturaların ödemelerini ise mutlak suretle banka (havale, eft), çek, senet, şirkete ait kredi kartı, posta çeki gibi yollardan ödemeleri gerekmektedir. Eğer bu ödemeleri nakit olarak gerçekleştirmeleri halinde aldıkları malları satan işletmelerin “sahte belge” kullanımı ile ilgili bir durumları söz konusu ise alınan bu mal bedelleri hem katma değer vergisinden hem de malın maliyetinden, idare tarafından “red” edilerek işletmelerimize ciddi bir mali yük getirmesi kaçınılmaz olacaktır.

-Başka bir husus, işletmelerimizin kimi harcamalarının, işletme sahip/sahipleri yada çalışanları tarafından kendi özel kredi kartları tarafından ödendiğine sıkça rastlamaktayız. Bu durum vergi yasalarımız açısından kredi kartını kullandığımız kişiye işletme olarak borçlandığımız anlamına gelmekte ve muhasebe kayıtlarına da bu şekilde “borç” işlenmektedir.

•Mevcut vergi kanunlarımızda borç veren kişi adına faiz hesaplanarak gelir vergisi talep edilmektedir, hatta bazı durumda katma değer vergisi dahi talep edilmektedir, bunların cezası ve gecikme faizleri de işin en kötü tarafı.

•Bu durumlara maruz kalmamak için, işletmemiz adına alınacak kredi kartlarının kullanılması, ticari işlerimizle ilgili para transferlerinin işletme adına olan hesaplardan yapılması, özel ve ev ile ilgili harcamaların ise özel kredi kartlarımız ve adımıza olan banka hesapları aracılığı ile yapılması gerekmektedir. Kısaca ticari harcamalarımızla özel harcamalarımızı karıştırmamak gerekmektedir.

-Kullandığımız çeklerde artık dikkat etmemiz gereken bir yasal düzenlemeye büründü, her ne kadar hapis cezası kaldırılmış olsa da çekleri yanlış kullanım dolayısıyla vergi cezaları ile karşı karşıya kalmamız içten bile değil.

•Yeni düzenleme ile “tacir çeki” , “tacir olamayan çek”, “tacir hamiline çek”, “tacir olmayan hamiline çek” şeklinde 4 farklı çek kullanılması zorunlu kılınıştır. İşletmelerimiz ticari faaliyetlerinden dolayı yapmış oldukları işlemler için mutlaka “tacir çeki” kullanmak ve hamiline çek düzenlememeleri gerekmektedir. Aksi halde idari para cezası veya hapis cezası ile karşı karşıya kalabilirler.

•Kendi özel ve ev ihtiyaçları için ise “tacir olmayan çek” yada “tacir olmayan hamiline çek” çek düzenleyerek harcamalarını yapmak zorundadırlar.

Yeni Ticaret Kanunumuzun fatura hükümleri de dikkate alındığında artık fatura deyip geçmemek, mal alımından ödemesine kadar tüm aşamalarda yukarıdaki hususlara dikkat etmek gerekir.