Mali idare akaryakıt ticaretinde kayıp ve kaçağı önlemek amacıyla bir dizi düzenlemeyi yürürlüğe koydu, bunlardan en önemlisi, akaryakıt pompalarının yazar kasalara otomatik bağlanması şeklinde görülmektedir.Bu uygulama sonucunda ise akaryakıt satışlarındaki belge düzenlerinin uygulanmasında bazı özellikli durumlar ortaya çıktı.
Akaryakıt satışlarında ki buna LPG satışları da dahil kullanılan yazar kasalarda akaryakıt alan aracın plaka numarası (taşıt tanıma sistemine bağlı araçlar dışındakilerde ) elle manüel olarak girilerek yazar kasa fişi alıcıya verilmelidir. Söz konusu yazar kasa fişleri, üzerinde yazılı tutar ne olursa olsun fatura yerine geçen belge olarak kabul görecektir.
Eğer satılan akaryakıt bir araca değil de bidon yada varil gibi unsurlara boşaltılıyor ise bu kez pompa yazar kasa bilgilerine araç plakası yerine müşterinin adı, soyadı ve unvan bilgileri girilerek yazar kasa fişi düzenlenmelidir.
Eğer gerçekte bir araca yapılan akaryakıt satışında taşıtın plakası yerine sanki taşıta değil de kişiye satılmış gibi müşteri bilgilerinin girilmesi halinde ve bu durumun fiilen tespiti edilmesi durumunda taraflar hakkında, vergi usul kanunu hükümleri uyarınca muhteviyatı itibariyle yanıltıcı belge düzenlemek ve kullanmaktan vergi suçu raporu düzenleneceğinin dikkate alınması gerekmektedir.
Alıcıların taşıtlarına almış oldukları akaryakıt için daha önce aldıkları yazar kasa fişlerini, faturaya dönüştürülmesini istemeleri halinde ise, yazar kasa fişlerini satıcıya teslim edecekler, satıcı fişler üzerine "iptal" kaşesini basacak, fişlerin bir listesini hazırlayacak liste ve yazar kasa fişlerini düzenlenen faturaya iliştirilmek suretiyle alıcıya teslim edilecektir. Satıcı akaryakıt istasyonu kayıtlarına düzenlenen bu faturayı intikal ettirecek ve BA-BS limitleri dahilinde gerekli beyanı vermeyi ihmal edilmemesi hususuna da dikkat edecektir.
Çoğu zaman alıcı akaryakıt bedelini önceden ödeyerek akaryakıtını belirli zaman aralığında teslim alma yoluna gitmektedir. Bu durumda belge düzeni şöyle işleyecektir; Belirli aralıklarla teslim edilen akaryakıt sonucu cihazdan otomatik çıkan yazar kasa fişleri üzerine daha önce düzenlenen fatura numara ve tarihi yazılacak, ayrıca iki nüsha yazar kasa fiş bilgilerini içerek liste hazırlanacaktır. Taraflarca bu listeler imzalanarak faturalara yazar kasa fişleri ile birlikte iliştirilecektir.
Satışın tankere yapılması durumunda ise, dolum yapılırken satış yapılacak müşterilere ait plaka no veya plakasızdır yazılarak müşterinin adı,soyadı ve unvan bilgileri girilecek ve satılan akaryakıtın cins miktar ve tutarlarını gösterecek şekilde her bir müşteri için ayrı ayrı ödeme kaydedici cihaz fişi düzenlenecektir. Diğer taraftan yazar kasa fişlerinde görülen müşterilerin her biri için sevk irsaliyesi düzenlenecek ve araçta bir örneği bulundurulacaktır. Akaryakıt istasyonu işletmelerince tankerdeki akaryakıtın istasyondaki tanka boşaltılmadan doğrudan alıcı firmanın tankına boşaltılmak suretiyle yapılan toptan satışlarda ise , sevk irsaliyesi- Fatura veya İrsaliyeli fatura düzenlenmesi gerekmektedir.
Akaryakıt pompalarından test amaçlı çıkışların olması halinde, fişin plaka bilgisi bölümüne “test” ibaresi girilerek akaryakıt alımı gerçekleştirilecek ve testin tamamlanmasını müteakip alınan akaryakıt tanka boşaltılacaktır.
